Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen
06. Apr 2022
Pflicht zur Führung von elektronischen Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber ist nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV grundsätzlich zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig und richtig sowie chronologisch geordnet zu dokumentieren.
In Vorbereitung auf die ab dem 01. Januar 2023 angebotene elektronische Betriebsprüfung sind seit dem 01. Januar 2022 die begleitenden Entgeltunterlagen, etwa
• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit,
• zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit,
• zur Entsendung oder
• die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse
in elektronischer Form vorzulegen. Eine detaillierte Aufzählung der in elektronischer Form aufzubewahrenden Unterlagen findet sich in § 8 Abs. 2 BVV. Nach § 9a BVV ist vorgesehen, dass die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in „Gemeinsamen Grundsätzen“ bundeseinheitlich die Art und den Umfang der Speicherung, die Datensätze und das allgemeine Verfahren für die Entgeltunterlagen und die Beitragsabrechnung bestimmen sollen. Diese Grundsätze bedürfen anschließend der Genehmigung durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales.
Für die künftige elektronische Betriebsprüfung gilt eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026. Auf Antrag des Arbeitgebers kann bis dahin auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Daten verzichtet werden.
In Übereinstimmung mit dieser Frist hat der Gesetzgeber auch für die Führung von elektronischen Entgeltunterlagen eine Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2026 vorgesehen (§ 8 Abs. 3 BVV). Der Arbeitgeber kann sich von der Führung von elektronischen Entgeltunterlagen auf Antrag befreien lassen. Der Antrag ist grundsätzlich bei dem für den Arbeitgeber zuständigen Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung zu stellen.
Damit nicht für alle Unternehmen ein Befreiungsantrag gestellt werden muss, hat sich die Bundessteuerberaterkammer bei den Trägern der Deutschen Rentenversicherung für eine Nichtbeanstandungsregelung eingesetzt. Diese hat der Kammer mitgeteilt, dass solange keine Verstöße gegen die Pflicht zur Führung von elektronischen Entgeltunterlagen beanstandet werden, bis das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV genehmigt hat.
StB Dominik Korkisch, M.A.
Stand: 06.04.2022
Hinweis: Bei der Veröffentlichung handelt es sich um eine zusammenfassende Darstellung, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Die Veröffentlichung kann eine rechtliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen. Eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit kann nicht übernommen werden.